「あ、しまった！」
年末になると仕事が忙しくなるだけでなく、プライベートでも色々やる事が盛りだくさんですよね。
お歳暮や大掃除、忘年会や年賀状の準備など毎日目が回りそうです(´Д｀)
そんな時にうっかり大変な事をやってしまいました…
上司の方から喪中のハガキを受け取っていたにも関わらず、すっかり忘れてまして年賀状を出してしまったんですね。
家族に相談してみたところ、
「喪中ハガキは相手が年賀状を出さないというお知らせだから、出してしまったものは仕方ない」
と言われました。
友達など近い人ならそれほど気にならないかも知れませんが、上司となればやはり失礼になるのではないかと心配になりますよね(^_^;)
そこで、もし誤って喪中の方に年賀状を出してしまった場合、どうすれば良いのか？
ベストな対処法をお伝えしたいと思います♪
喪中の方に年賀状を出してしまったらどうする？
上司の方からあらかじめ喪中のハガキが届いたのであればやはり誤って出してしまったとはいえ、年賀状はなんとか取り戻したいところ。
そこで、あなたがとるべき行動は郵便局で年賀状を取り戻す！です。
年賀状が相手に届かないようにすることが出来ればベストですよね？
そのために「郵便局で年賀状を取り戻す」ことが出来るか試してみることが重要です。
「ホントにそんなことが出来るの？年賀状なんてスゴイ数だけど…」
と最初は思いましたが、さすが日本最大の配送業者。
その辺りの仕組み化には驚くばかりです(>_<)
詳しく解説していきますね。
郵便物の取戻し請求！年賀状の場合はこうすればOK！
「年賀状はおろか普通の郵便物でも取戻しなんかしたことないよ。。」
そう思われたかもしれませんが、大丈夫です。
1つずつ順にこなしていけばそれ程難しいことはありません(^^)
具体的にはこのようになります。
- 年賀状を投稿したポストの場所、取集郵便局を確認する
- 取集郵便局へ行く
- 払い戻し請求書を出す
この3つをこなしていけば手元に年賀状は戻ってきますよ♪
ポストの番号、場所、取集郵便局を確認する
まずはあなたが年賀状を投函したポストにもう一度立ち寄り、
そこで
- ポストの住所
- 取集郵便局
この二点を確認しましょう。
今は携帯で写真が取れますので、上記の写真のように一枚とっておきます。
そして直接郵便局に出向き、事情を説明するワケですね。
どのポストに入れたのか？
本当に収集先が当郵便局なのか？
これが分からないと探しようがないので、間違いないように確認しておきましょう。
ちなみに、郵便局に直接出した場合は受付にそのまま伝えればOKです(^^)
取集郵便局へ行く
回収された郵便局がわかったら、直接郵便局へ行き、
「誤って年賀状を送ってしまったので、取り戻したい。投稿したポストは〇〇（住所）で、差出人は△△（自分の名前）です。」
と伝えましょう。
この時、いつ年賀状を出したのか日付も覚えておいたら言いましょうね。
局員の方が探してくれると思いますが、スゴイ数の年賀状から探すことになるのですぐには分からないことがほとんどです(^_^;)
連絡先を聞かれると思いますので、常に連絡が取れる携帯番号などを教えて連絡が来るのを待ちます。
払い戻し請求書を出す
年賀状が発見されたなら連絡が来ますので、その日の内に郵便局へ行きましょう。
そこで「払戻し請求書」を書いて提出します。
この時に色々記入しなくてはいけません（汗）
- 請求の種別：取戻し
- 差出年月日：ポストに投函した日時
- 郵便物種類：ハガキ（年賀状）
- お届け先の住所・氏名：年賀状を送った相手の住所・氏名
- 請求人の住所・氏名：あなたの住所・氏名
これを参考に記入していけば問題ありません。
ここが最大の山場ですね(^_^;)
結構メンドクサイですが、相手に年賀状が渡らないようにするにはここを乗り越えるしかありませんので頑張ってください(>_<)
この請求書が受理されると、本人確認の為
- 差出人の身分証明書
- 印鑑
この二つが必要になるので、準備しておきます。
身分証明書は免許証がベストですね。
無ければ健康保険証や年金手帳、マイナンバーでもOKです♪
「よし！これならなんとか取り戻せそう♪」
と安心しているところ、恐縮ですが、場合によってはお金がかかる場合がございます(^_^;)
年賀状の取戻しの料金は？いつまでなら間に合う？
膨大な年賀状の中から1枚を探し出すのは結構な労力かと思われますのでやはり手数料というものがかかるんですね。
「人件費がかかっているなら高そう…」
と思うかもしれませんが、取集郵便局で見つかった場合は無料（タダ）です(^^)
配送される前ということであまり手間もかからないという理由でしょうか？
ともかくセーフ(^^ゞといった感じですね(笑)
ただし、収集郵便局になかった場合は配送先の郵便局に送られている事になります。
その場合配達先の郵便局に「取戻し請求書」を出すことになるため料金が410円が必要となりますのでご注意ください(>_<)
電話での連絡があった場合に手数料と必要なモノを教えてくれると思いますので、しっかり聞いておきましょう！
「郵便局すげ～な。一番忙しいはずのこの時期でもきちんと探してくれるんだ～」
と私はついつい感心してしまいましたが、さすがの日本郵政でも限度というものがあります(^_^;)
つまり、年賀状が配送されてしまう元日までは理論上間に合うかもしれませんが、その時に郵便局と連絡がとれるか分かりませんし、多分直前は難しいでしょう…
そう考えるとやはり「気付いたらすぐに連絡！」の気持ちで一刻も早く確認するのが良いかと思います。
最後に：どうしても取戻しできなかったら、寒中見舞い＆謝罪で対処する
ここまで年賀状を取り戻す手段をお伝えしてきました。
誤って送ってしまっても、なんとかなる方法があることがお分かり頂けたかと思います♪
最後にどうしても回収ができなかった場合の対処法についてお話しておきますね。
気付くのが遅くてどうしても相手に年賀状が届いてしまう。。
そういう時は寒中見舞いを出して「お詫び」の一文を添えましょう。
例えば、
寒中お見舞い申し上げます。
寒い時期が続きますが、風邪などひかれておりませんでしょうか？
どうぞお体のほうご自愛ください。
先日はお服喪中にもかかわらず、御年始状を送ってしまい、大変失礼いたしました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
といったお詫びの文面を最後に添えると相手への気遣いを理解してもらえるかと思います。
※あくまで参考の為に簡単に書きました（汗）
ここで一つ注意点なんですが、寒中見舞いは1/8から送るようにしましょう。
1/7まではお正月の時期と考えられており、おめでたい意味合いが強いので、喪中の方へは控えるべき。
「いやいや、1/8に送るより先に仕事場で会っちゃうよ（汗）」
という場合には相手に直接謝罪するのが良いでしょう。
顔を合わせているのに寒中見舞いまでお詫びしないのは逆効果のような気がしますので(^_^;)
そもそも、年賀状は喪中の方に送ってはいけないというワケではありません。
「身内がなくなったので、こちらからは新年の挨拶を控えさせて頂きます。」
という相手方の意思表示の手段として用いられる手法です。
だから気にしないという方もいらっしゃるのですが、相手に失礼になってはいけないと思うあなたの心遣いは素晴らしいと思います。
じゃないと最後までこの記事を読まれないとおもいますので(^^ゞ
ついうっかり出してしまったとしても対処法は色々ありますので、少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。